De vaststellingsovereenkomst (deel 2): de belangrijkste onderwerpen op een rij (I)

Een arbeidsovereenkomst kan op verschillende manieren eindigen. In de praktijk komt een minnelijke regeling, waarbij de arbeidsovereenkomst met wederzijds goedvinden wordt beëindigd, verreweg het meest voor. De tussen partijen gemaakte afspraken worden dan vastgelegd in een vaststellingsovereenkomst. Maar hoe en wanneer komt een vaststellingsovereenkomst tot stand? Welke afspraken worden hierin opgenomen? En kunnen partijen nog onder een eenmaal gesloten vaststellingsovereenkomst uit komen?

In de blogreeks De vaststellingsovereenkomst bespreken we de belangrijkste aandachtspunten bij het sluiten van een vaststellingsovereenkomst (ook wel beëindigingsovereenkomst genoemd). In dit tweede deel en het derde deel gaan we in op de inhoud van een vaststellingsovereenkomst. Welke onderdelen mogen daarin niet ontbreken?

Contractsvrijheid

Zoals uitgelegd in het eerste deel van de blogreeks, geldt ten aanzien van de inhoud van de vaststellingsovereenkomst contractsvrijheid. Dat neemt niet weg dat er een aantal ‘standaard’ onderdelen bestaan die in vrijwel iedere vaststellingsovereenkomst terugkeren. Deze onderdelen worden hierna op een rij gezet.

Considerans

Een vaststellingsovereenkomst begint, na de weergave van de partijen tussen wie de vaststellingsovereenkomst wordt gesloten, altijd met de considerans. Hierin worden de overwegingen en achtergronden beschreven die tot de beëindiging van de arbeidsovereenkomst hebben geleid.

Goed om te weten: bij een beëindiging met wederzijds goedvinden hoeft er geen ‘voldragen’ redelijke grond voor ontslag te bestaan, omdat geen sprake is van een opzegging in de zin van artikel 7:669 lid 1 BW. Om dezelfde reden rust op de werkgever ook geen verplichting om herplaatsingsmogelijkheden te onderzoeken.

In de considerans wordt doorgaans een neutrale ontslaggrond opgenomen. Meestal wordt gekozen voor ‘een verschil van inzicht‘ of, indien van toepassing, ‘bedrijfseconomische redenen’.

De considerans is van belang omdat deze handvatten kan geven voor de uitleg van de vaststellingsovereenkomst. Door bijvoorbeeld te vermelden dat partijen zich bij het sluiten van de overeenkomst juridisch hebben laten bijstaan, kan een dwalingsdiscussie achteraf (soms) worden voorkomen.

Aandachtspunten om de vaststellingsovereenkomst ‘WW-proof’ te maken

Voor een werknemer is het belangrijk dat hij na het einde van zijn arbeidsovereenkomst aansluitend aanspraak kan maken op een WW-uitkering. Hoewel het UWV zelfstandig toetst of de werknemer aanspraak maakt op een WW-uitkering, kunnen de kansen daarop worden vergroot door rekening te houden met twee punten:

1. Bij het aanvragen van een werkloosheidsuitkering toetst het UWV of een werknemer verwijtbaar werkloos is geworden. Specifiek toetst het UWV (op grond van artikel 24 Werkloosheidswet) of een werknemer zelf ontslag heeft genomen en of aan het ontslag een dringende reden ten grondslag ligt. Om die reden wordt in de (considerans van de) vaststellingsovereenkomst doorgaans tot uitdrukking gebracht:

• dat het initiatief voor de beëindiging van de arbeidsovereenkomst bij de werkgever ligt; en
• dat de werknemer geen verwijt treft van de beëindiging van de arbeidsovereenkomst alsook dat er geen sprake is van een dringende reden.

2. Op grond van artikel 19 lid 3 Werkloosheidswet (WW) komt een werknemer pas na de (fictieve) opzegtermijn in aanmerking voor een WW-uitkering. Met andere woorden: tussen het sluiten van de vaststellingsovereenkomst en de datum waarop de arbeidsovereenkomst eindigt dient een periode te liggen die minstens gelijk is aan de toepasselijke opzegtermijn, waarbij wordt uitgegaan van een beëindiging tegen het einde van de maand. In een vaststellingsovereenkomst wordt veelal expliciet opgenomen dat bij het bepalen van de einddatum rekening is gehouden met de opzegtermijn.

Bedenktermijn

Sinds de invoering van de WWZ heeft de werknemer recht op een ‘bedenktermijn’. Dit is vastgelegd in artikel 7:670b lid 2 BW. Op grond hiervan heeft de werknemer het recht om binnen 14 dagen na de totstandkoming van de vaststellingsovereenkomst, de overeenkomst schriftelijk te ontbinden. De werknemer hoeft daarvoor geen reden op te geven. De werkgever moet de werknemer schriftelijk op dit recht wijzen. Doet de werkgever dit niet, dan heeft de werknemer na de datum van overeenstemming (in plaats van 14 dagen) 21 dagen de tijd om zich te bedenken. Het wettelijke recht van de werknemer om zich te bedenken kan niet uitgesloten of beperkt worden. Een beding met een dergelijke strekking is nietig. Om een verlenging van de bedenktermijn te voorkomen is het aan te raden de werknemer in de (considerans van de) vaststellingsovereenkomst op de bedenktermijn te wijzen.

Een beroep op de bedenktermijn is vormvrij. De werknemer kan de werkgever bijvoorbeeld via e-mail of Whatsapp bevestigen toch niet in te stemmen met de vaststellingsovereenkomst.

Rechtspraak wijst uit dat de formulering van het moment waarop de bedenktermijn start, nauw luistert. Is dat het moment van ondertekening van de vaststellingsovereenkomst of het moment waarop overeenstemming is bereikt, bijvoorbeeld zodra (gemachtigde van) de werknemer per e-mail met de overeenkomst heeft ingestemd. Deze momenten vallen doorgaans niet samen.

Wanneer een werknemer een beroep heeft gedaan op de bedenktermijn en partijen binnen zes maanden opnieuw een vaststellingsovereenkomst sluiten, is er geen bedenktermijn van toepassing.

Beëindigingsdatum arbeidsovereenkomst

De werkgever en de werknemer zijn vrij in het bepalen van de beëindigingsdatum van de arbeidsovereenkomst. Zij zijn hierbij niet verplicht rekening te houden met de geldende opzegtermijn. De werknemer heeft echter wel belang bij het in acht nemen van de opzegtermijn. Het UWV zal namelijk pas na het verstrijken van de (fictieve) opzegtermijn een WW-uitkering toekennen.

Uit de rechtspraak blijkt dat in de praktijk discussie kan ontstaan over de vraag wanneer de arbeidsovereenkomst precies is geëindigd als in de vaststellingsovereenkomst termen worden gebruikt als “per datum x”. Het is dan ook verstandig om in ieder geval op te nemen wat de laatste werkdag zal zijn.

Ontslagvergoeding

Gebruikelijk is dat een ontslagvergoeding wordt opgenomen in de vaststellingsovereenkomst. Het is aan de werkgever en de werknemer om gezamenlijk de hoogte daarvan te bepalen. Bij het sluiten van een vaststellingsovereenkomst bestaat geen wettelijk recht op de transitievergoeding. Vaak wordt deze wel als maatstaf of gezichtspunt gebruikt voor het bepalen van de hoogte van de (veelal minimale) ontslagvergoeding.

Als een ontslagvergoeding wordt afgesproken, is het raadzaam op te nemen dat in deze vergoeding ook de transitievergoeding is inbegrepen. Hiermee kunnen misverstanden worden voorkomen. Maak daarnaast duidelijke afspraken over de termijn van betaling van de ontslagvergoeding. De betalingstermijn is doorgaans vier weken.

Desgewenst kunnen er door de werkgever voorwaarden worden verbonden aan uitbetaling van de ontslagvergoeding. Bijvoorbeeld dat de werknemer geen aanleiding geeft om de arbeidsovereenkomst voor de einddatum op een andere grond te laten eindigen (bijvoorbeeld door een ontslag op staande voet) of dat werknemer ten tijde van het bereiken van overeenstemming geen concreet uitzicht mag hebben op een andere baan.

Vrijstelling van werk

Regelmatig wordt in de vaststellingsovereenkomst afgesproken dat een werknemer wordt vrijgesteld van werk, al dan niet na een deugdelijke overdracht van de lopende werkzaamheden. De werknemer wordt dan, met behoud van loon, in de gelegenheid gesteld vanuit het lopende dienstverband een andere baan te vinden.

Vakantiedagen en vakantiegeld

Het is goed om in de beëindigingsovereenkomst afspraken te maken over de gevolgen van het ontslag voor eventueel opgebouwde en nog niet opgenomen vakantiedagen. Met name in geval van vrijstelling van werk is dat aan te bevelen. Het is niet ongebruikelijk om af te spreken dat vakantiedagen tijdens de vrijgestelde periode worden geacht te zijn opgenomen. Als hierover niets wordt afgesproken, dient een eventueel surplus aan vakantiedagen bij de einddatum, aan de werknemer te worden uitbetaald op grond van artikel 7:641 lid 2 BW.

Om misverstanden te voorkomen, is het verder aan te raden om in geval van een overeengekomen periode van vrijstelling van werk vooraf in de vaststellingsovereenkomst vast te leggen wat het aantal nog openstaande vakantiedagen is.

Eindafrekening

De werkgever dient na het einde dienstverband een eindafrekening op te stellen, waarbij de vorderingen die de werknemer op de werkgever heeft worden vastgesteld. Meestal wordt de eindafrekening binnen een maand opgemaakt. Het is belangrijk om dit allemaal goed te regelen, zodat er geen open eindjes blijven.

De werknemer kan bijvoorbeeld nog aanspraak hebben op loon, vakantietoeslag, vakantiedagen, dertiende maand, eindejaarsuitkering, tantième, bonus, winstuitkering, provisie, ontslagvergoeding, en/of openstaande declaraties. Andersom kan de werkgever bijvoorbeeld nog aanspraak maken op te veel betaald loon of voorschot loon, negatief saldo vakantiedagen, verstrekte lening, schadevergoeding, boetes, en/of kosten uit bijzondere bedingen zoals studiekosten. Dergelijke vorderingen van de werkgever dienen met de (eventuele) vorderingen van de werknemer in de eindafrekening te worden verrekend.

Outplacement- en/of opleidingsbudget

Vrijstelling van werk kan een positieve bijdrage leveren aan het vinden van een nieuwe baan door de werknemer. Een andere impuls is het maken van afspraken omtrent een outplacement- en/of opleidingsbudget. Outplacement houdt in ondersteuning in het komende sollicitatieproces. Een opleidingsbudget kan helpen een werknemer om te scholen of bij te scholen. Dat kan zinvol zijn als werknemer een carrièreswitch overweegt.

Pensioen

Uitgangspunt is dat de werkgever de verplichtingen uit de pensioenregeling nakomt tot het einde van de arbeidsovereenkomst. De werkgever heeft na het einde van de arbeidsovereenkomst niet meer de verplichting premie te betalen. De opbouw van pensioenaanspraken eindigt dan ook in de regel, behoudens eventuele andere afspraken, op de einddatum van de arbeidsovereenkomst.

Afsluiting

In dit blog zijn niet alle onderdelen uit een vaststellingsovereenkomst aan de orde gekomen. In het volgende blog zullen we een aantal andere belangrijke zaken bespreken die niet in een vaststellingsovereenkomst mogen ontbreken. In het afsluitende vierde deel komt de nakoming en beëindiging van de vaststellingsovereenkomst aan bod.

Heeft u vragen over (het opstellen van) de vaststellingsovereenkomst, dan staat ons team graag voor u klaar.

Meer lezen over de vaststellingsovereenkomst?

Lees hier de andere delen uit deze blogreeks:De vaststellingsovereenkomst (deel 1): totstandkoming