Home Kennis Tijdsverloop geen grond voor heraanbesteding

Tijdsverloop geen grond voor heraanbesteding

29 juni 2023
Jantine Muller
en
Lian van Essen

Een recent vonnis van de rechtbank Den Haag bevestigt dat het enkele verloop van tijd geen grond is voor een heraanbesteding. De Voorzieningenrechter oordeelde terecht dat ook een meer dan marginale uitloop van de aanbestedingsprocedure de aanbestedende dienst niet tot heraanbesteding verplicht. Een begrijpelijke en voor de praktijk zeer handzame uitspraak. Een aanbestedingsprocedure kan immers om tal van reden vertraging ondervinden. Denk in dit verband niet alleen aan herbeoordelingen, maar ook aan het intrekken van gunningsbeslissingen in verband met motiveringsgebreken, kort gedingen over selectie- en gunningsbeslissingen. Een zorgvuldig aanbestedingsproces en rechtsbescherming kosten nu eenmaal tijd. Als een aanbestedende dienst vanwege enkel tijdverloop al moet heraanbesteden zou dat in de praktijk tot zeer onwenselijke gevolgen leiden. Dat geldt te meer nu aanbestedingsprocedures in de toekomst om (nog) veel meer redenen vertraging kunnen gaan ondervinden. Denk in dit verband aan het onderzoek dat de Europese Commissie in de toekomst kan gaan doen naar inschrijvingen van bedrijven die buitenlandse subsidies hebben ontvangen (Foreign Subsidies Regulation, EU 2022/2560). Dit onderzoek schort de (voorlopige) gunningsbeslissing op. Een ander voorbeeld is het voornemen van het Ministerie van Economische Zaken en Klimaat in het kader van “Beter Aanbesteden” om schorsende werking toe te kennen aan klachten die bij de aanbestedende dienst worden ingediend over een selectie- of gunningsbeslissing.

Aanbestedende diensten én inschrijvers dienen zich te realiseren dat een aanbestedingsprocedure geen vaste looptijd heeft. Het is om die reden verstandig om op tijd met een aanbesteding te beginnen en alleen te werken met een voorlopige/indicatieve tijdsplanning. Inschrijvers dienen eveneens rekening te houden met meer dan marginale uitloop van het aanbestedingsproces (en daarmee: de aanvang van het contract). Daar zal de keus voor een bepaalde combinant of onderaannemer op moeten worden afgestemd.

Waar ging het in de aan de rechtbank voorgelegde zaak concreet om?

Een gegadigde die niet geselecteerd was voor de selectiefase vorderde een heraanbesteding omdat sprake zou zijn van “verouderde” verzoeken tot deelname. Vóór de bekendmaking van de selectiebeslissing waren de verzoeken tot deelname (op het verzoek van diezelfde gegadigde!) herbeoordeeld. Nadat bleek dat de gegadigde nog steeds niet in aanmerking kwam voor deelname stelde deze dat de verzoeken tot deelname, die ruim veertien maanden eerder waren ingediend, geen representatief beeld meer zouden geven van de geschiktheid van gegadigden en ook de markt zou in de verstreken periode zou zijn gewijzigd. Verder zou het opschuiven van de ingangsdatum van de raamovereenkomst met tenminste een jaar kwalificeren als een wezenlijke wijziging. Als de huidige verwachte ingangsdatum in de aanbestedingsstukken was opgenomen, zou dit namelijk mogelijk hebben geleid tot aanmeldingen van andere partijen, aldus gegadigde.

Tijdsverloop geen reden om de aanbesteding te staken

De Voorzieningenrechter oordeelde terecht dat een (meer dan marginale) uitloop van de aanbestedingsprocedure geen reden is om de aanbesteding te staken en tot heraanbesteding over te gaan. Als uitloop van de geplande duur van de aanbestedingsprocedure moet leiden tot heraanbesteding, zou voor herbeoordeling in veel gevallen namelijk geen ruimte meer zijn.
Hoewel de Voorzieningenrechter aangeeft dat er afhankelijk van de omstandigheden van het geval wel grenzen zijn aan het tijdsverloop in een aanbesteding, zijn die grenzen in dit geval niet bereikt. In dit geval is het tijdsverloop tussen de uiterste datum van indiening en de start van herbeoordeling, te weten negenenhalve maand, niet zo uitzonderlijk lang dat het onredelijk en disproportioneel zou zijn om nog uit te gaan van de informatie zoals verstrekt bij indiening van de verzoeken tot deelname. Het feit dat de herbeoordeling vijf maanden heeft geduurd maakt dit niet anders. Elke aanbesteding kent namelijk een ijkmoment, en daarna staat geen enkele gegadigde, diens bedrijfsvoering of de markt waarin hij opereert stil. Bovendien voldoen de ingediende referenties nog steeds aan de inhoudelijke voorwaarden voor de geschiktheidseisen. Van een buitensporige en onaanvaardbare verlenging van de procedure is volgens de Voorzieningenrechter dan ook geen sprake.

Tijdsplanning indicatief

Daarbij komt dat bij de planning die in de selectieleidraad is opgenomen uitdrukkelijk is vermeld dat dit slechts een ‘indicatieve’ planning was, waardoor gegadigde de Staat hieraan dus niet zonder meer kon houden. Volgens de Voorzieningenrechter moest zij er rekening mee houden dat de opgenomen data zouden kunnen wijzigen en de ingangsdatum van de raamovereenkomst zoals opgenomen in de planning uitdrukkelijk een ‘verwachte’ ingangsdatum was. Gegadigde kon hieraan dus geen rechten ontlenen. Ook van een wezenlijke wijziging is daarmee geen sprake.

Conclusie

In deze uitspraak wordt benadrukt dat er iets bijzonders aan de hand moet zijn wil van de Staat worden verlangd dat een aanbesteding, wegens verouderde inschrijvingen of veranderde (markt)omstandigheden, wordt gestaakt en opnieuw wordt opgestart. Volgens de Voorzieningenrechter bestaan er echter wel grenzen aan het tijdsverloop in een aanbestedingsprocedure. In potentie is het dus denkbaar dat zich uitzonderlijke situaties voordoen waarin een aanbesteding daadwerkelijk te lang duurt. Daarbuiten is het verloop van enige tijd echter inherent aan een aanbestedingsprocedure.

Lees de volledige uitspraak op rechtspraak.nl (Vzr. rb. Den Haag 10 mei 2023, ECLI:NL:RBDHA:2023:7235).